août12

Créer et gérer un index Word 2010

by ininfo on août 12th, 2011 at 22 h 45 min

Posted In: WORD 2010

Hello there! If you are new here, you might want to subscribe to the RSS feed for updates on this topic.

Index

Un index se présente comme une liste alphabétique d’expressions et de sous-expressions accompagnées d’un ou de plusieurs numéros de page.

- Exemple :

Outils ……………………………………… 15

Tutorial ……………………………… 14, 22

Software …………………………….. 24, 53

Hardware ………………………………… 18

Logiciel ……………………………………. 33

OS …………………………………………12, 22

La mise en place d’un index s’effectue en deux étapes :

1. Marquage des expressions :

Soit individuellement : on parcourt le document, on les sélectionne, puis on les marque une à une ;
Soit on utilise un fichier d’indexation contenant la liste des expressions à indexer, et on les marque en une fois. On pourra compléter ensuite avec des marquages individuels.

Une fois marquée, une expression devient « entrée d’index ».

2. Création de l’index.

On utilisera sous l’onglet « Références » le groupe « Index »

le groupe « Index »

Parcours du document et marquage des entrées d’index

Sélectionner la première expression à indexer. Pour afficher la fenêtre « Marquer les entrées d’index», activer le bouton «Entrée » , ou bien taper Alt + Maj + X. La zone « Entrée » contient l’expression sélectionnée.

la fenêtre « Marquer les entrées d’index»

Laisser cette fenêtre ouverte, le temps du marquage des autres entrées d’index.

Principe de marquage des entrées : sélectionner l’expression, cliquer dans la zone « Entrée » (la nouvelle expression remplace alors la précédente), cliquer sur « Marquer » ou sur « Marquer tout ».

Les entrées d’index sont affichées dans le texte, elles ne seront pas imprimées. Si l’entrée est par exemple Logiciel, ce mot pourra être marqué : {.XE. «Logiciel ».} Ou {.XE. «Logiciel ».}. Elles peuvent être supprimées comme tout texte Word.

Précisions sur la fenêtre « Marquer les entrées d’index »

- « Entrée » : Le texte affiché dans cette zone sera celui qui apparaitra dans l’index. Par défaut, la zone contient l’expression sélectionnée. Vous pouvez la modifier (par exemple, mettre au singulier ou en majuscules ou choisir une autre expression totalement différente).

« Sous-entrée » : Une entrée peut avoir des sous-entrées (dans l’exemple, Logiciel a deux sous-entrées « De base » et « D’application»). L’entrée doit être écrite dans la zone Entrée, et la sous-entrée qui correspond à l’expression sélectionnée, doit être saisie dans la zone Sous-entrée.

Toujours dans la fenêtre, en cliquant sur le bouton droit sur un texte saisi en « zone d’entrée » ou en « zone de sous-entrée », la commande « Police » est proposée. La modification de la police concernera uniquement le texte de l’index.

Les boutons « Marquer » et « Marquer tout » : le second permet de marquer toutes les occurrences du document.
L’option « Page en cours » est cochée par défaut.
L’option « Renvoi » permet de faire un renvoi vers une entrée d’index : cocher la case « Renvoi », puis saisir le nom de l’entrée après « Voir » (dans l’exemple, on peut supposer que le mot « Software » sera indexé avec un renvoi sur « Logiciel »).
L’option « Etendue de page » permet que l’index puisse afficher toutes les pages d’une expression entrée d’index. Avant de créer l’entrée d’index, poser un signet sur l’expression (sélectionner-la, puis cliquer sur le bouton « Signet » situé dans le groupe « Liens » de l’onglet « Insertion »). Cocher l’option « Etendue de page », et sélectionner le nom du signet dans la liste déroulante.

- Marquage des expressions contenues dans un fichier d’indexation

Le fichier d’indexation se présente sous forme d’une liste simple, saisie sous Word, des expressions à indexer.

Si les expressions de l’index doivent différer de celles de la liste, le document devra se présenter sous forme d’un tableau à deux colonnes, la première constituée des expressions du texte, la seconde des expressions associées qui devront apparaître dans l’index.

Fermer le fichier d’indexation. Afficher la fenêtre « Index », en activant le bouton « Insérer l’index ». Cliquer sur « Marquage auto » et sélectionner le fichier d’indexation. Double-cliquer dessus. Toutes les expressions sont alors marquées.

Il reste à créer l’index.

- Création de l’index et mise à jour

Création :

Placer le curseur où doit commencer l’index. Afficher la fenêtre « Index » en cliquant sur le bouton « Insérer l’index » . Indiquer les options souhaitées.

la fenêtre « Index »

- Mise à jour

L’index étant un champ (emplacement réservé à une catégorie de données), sa mise à jour s’effectue comme celle de tout champ : clic droit sur l’index > « Mettre à jour les champs », ou bien le curseur étant dans l’index, appuyer sur la touche F9.

On peut également activer le bouton « Mettre à jour l’index » du groupe « Index ».