Comme son nom l’indique, un publipostage est l’ensemble des opérations à réaliser pour créer une lettre publicitaire envoyée à un ensemble de personnes, chaque courrier étant adapté au destinataire (nom, adresse, etc.). On appelle également « publipostage » ce courrier.

On peut aussi créer par publipostage étiquettes, enveloppes et répertoires.

La réalisation d’un publipostage requiert :

-          un 1^erdocument contenant une source de données, en l’occurrence une liste de destinataires, avec leurs coordonnées ;

-          un 2^èmedocument, qui servira de base au courrier envoyé.

Le publipostage est un 3^èmedocument constitué à partir des deux fichiers précédents.

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Parties de ce cours : 

1.    LA SOURCE DE DONNÉES

2.    RÉALISATION

3.    Aperçu des résultats

4.    Terminer et fusionner

1.    LA SOURCE DE DONNEES

-          Exemple d’un tableau Word

Pour établir le 1er document, contenant les coordonnées des destinataires, vous pouvez simplement procéder ainsi :

• Créez un nouveau document.
• Insérez un tableau qui contiendra les coordonnées des destinataires : sous l’onglet « Insertion », activez le bouton « Tableau ».

Tableau

Choisissez le nombre de colonnes en fonction du nombre maximal de coordonnées des destinataires. Ce tableau doit être le plus simple possible, il n’est que fonctionnel, destiné à la création du publipostage . Il ne doit pas y avoir plus d’un paragraphe vide au-dessus du tableau ; vérifiez-le en activant le bouton « Afficher tout » ¶ ;

Saisissez les étiquettes, en première ligne du tableau. Elles contiennent les noms des champs: Nom, Prénom etc. Puis saisissez, ligne par ligne, les coordonnées des destinataires. Chaque ligne constitue un enregistrement. Au sein d’une cellule, ne tapez ni la touche Entrée, ni la combinaison Maj + Entrée. Peu importe, si le texte d’une cellule n’est pas entièrement visible dans la cellule. N’ajoutez aucune mise en forme. Ne fusionnez pas les cellules. Aucune ligne, aucune colonne ne doit être entièrement vide.

Enregistrez le fichier, par exemple dans le dossier Mes sources de données du dossier Mes Documents.

-  Exemple

Laissez le fichier ouvert, et démarrez le publipostage .

L’onglet « publipostage »  regroupe les commandes du publipostage .

-  Démarrage du publipostage et indication du type du document de base

Cliquer sur le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage ». Cliquer sur le type du document de base (dans l’exemple, « Lettres »).

Publipostage - Lettres

L’option « Document Word normal » sert à convertir le document de base contenant des champs, en un champ normal, dénué de liens.

-   Sélection de la source de données

Les données concernant généralement les destinataires des courriers, le bouton à activer s’appelle « Sélection des destinataires ».

Il convient dans l’exemple donné de choisir « Utiliser la source existante », puis d’ouvrir le fichier correspondant.

Publipostage - Sélection des destinataires

La commande « Entrer une nouvelle liste » permet de créer une liste de données, à partir de la fenêtre « Créer une liste d’adresses ».

Publipostage - Créer une liste d’adresses

Utiliser la touche Tab  pour passer d’un champ à un autre. L’activation du bouton « Personnaliser colonnes » permet notamment d’ajouter un champ, de le supprimer, de le renommer ou de le positionner par rapport aux autres champs.

-  Modification de la liste des destinataires

Pour modifier la liste des destinataires, afficher la fenêtre « Fusion et publipostage : Destinataires » en activant le bouton « Modifier la liste de destinataires ».

Modifier la liste de destinataires

Elle contient en ligne d’en-tête les noms des champs (chacun est doté d’un menu déroulant ) puis, sur les lignes suivantes, tous les enregistrements (chacun est précédé d’une case à cocher ).

Publipostage - destinataires

Source de l’article : http://cours.tanawiati.net

Explorer-la.

En cliquant sur la source de données, on peut activer ensuite le bouton « Modifier ».

Vous pouvez trier (par nom, par ville…) et sélectionner les destinataires auxquels vous souhaitez envoyer le courrier (Dans l’exemple, vous pouvez décider de n’envoyer un courrier qu’aux habitants de la ville « AKLIM »).

Publipostage - tri

Quand un filtre (c’est-à-dire une restriction des destinataires) a été appliqué, la flèche du menu déroulant concerné devient bleue.

-  Insertion de champs

Après l’insertion, les champs peuvent être affichés ou masqués en tapant Alt + F9 (comme tout champ).

Après la sélection, les champs peuvent être copiés, déplacés ou supprimés.

-  Insertion des champs de fusion

On peut ajouter un à un les champs de la liste des destinataires (dans l’exemple, les champs sont Prénom, Nom, Adresse, Code postal et Ville), en activant le bouton « Insérer un champ de fusion », puis les disposer dans le document (ou bien commencer parplacer le curseur avant d’insérer le champ). Après la sélection par cliquer-glisser, on peut les copier ou les déplacer.

Il est également possible d’insérer un (bloc) plusieurs champs à la fois, relatifs au nom, à la fonction, à l’adresse ou au téléphone, en activant le bouton « Bloc d’adresse ». La fenêtre « Insertion du bloc d’adresse » s’affiche. Pour que les champs puissent être insérés, leurs noms doivent correspondre aux noms prédéfinis du bloc d’adresse. Sinon, cliquer dans la fenêtre sur le bouton « Faire correspondre les champs ». A droite, les champs de la liste des destinataires divergents de ceux du bloc sont signalés « sans correspondance ». Par exemple, au champ « Prénom », fairecorrespondre le champ « Prénom_ » pour qu’il puisse apparaître dansle bloc.

Une fois inséré, pour modifier le champ bloc d’adresse : clic droit dessus > Modification du bloc d’adresse.

Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de fusion est indiqué par « MERGEFIELD ».

-  Insérer une ligne de salutation

Pour afficher la fenêtre « Insérer une ligne de salutation », activer le bouton « Ligne de salutation ». Une ligne de salutation sera par exemple : Madame, Monsieur,

Comme précédemment, les champs de la liste des destinataires doivent porter les mêmes noms que les noms prédéfinis. Sinon, cliquer sur le bouton « Faire correspondre les champs ».

Publipostage - Insérer une ligne de salutation

 Source de l’article : http://cours.tanawiati.net

 Une fois inséré, pour modifier ce champ : clic droit dessus > Modification de la ligne de salutation.

Si on affiche les champs (Alt+F9), un champ de salutation est indiqué par « GREETINGLINE ».

-  Insertion d’un champ avec le bouton « Règles »

Vous pouvez ajouter d’autres champs, selon certains critères ou certaines « règles ».

Publipostage - Insertion un champ

 « Demander » : on définit un nom de signet, ainsi qu’une invite. Après la fusion, la réponse à cette invite sera affichée aux emplacements du document, où l’on aura inséré un renvoi (onglet Insertion, groupe Liens, bouton Renvoi). On peut ainsi fusionner un même document, chaque fois avec des réponses différentes à cette invite.

  « Remplir » : cette fois-ci, il n’y a pas de signet. Sinon, le principe est le même. La réponse à l’invite est insérée dans le document fusionné.

« Si…Alors…Sinon… » : un texte sera inséré à l’emplacement du curseur sous condition de la valeur d’un champ. Exemple : le mot « Cher » sera ajouté si le champ Civilité est Monsieur ; sinon ce sera le mot « Chère ». Dans la zone « Comparer avec », orthographier le texte saisi exactement comme il l’est dans les courriers, en respectant en particulier la case (majuscule ou minuscule).

Numéro d’enregistrement et numéro de séquence : le premier correspond au numéro de tous les enregistrements de la source de données, tandis que le second correspond au numéro de l’enregistrement de l’ensemble des destinataires concernés par la fusion. S’il n’y a pas eu de filtrage, ces deux numéros sont identiques.

« Suivant » : le document fusionné comprendra le 1er, le 3ème, le 5ème … enregistrements concernés par la fusion. Si on insère deux fois cette option, il contiendra le 1er, le4ème, le7ème … enregistrements concernés par la fusion.

« Définir un signet » : cette option permet d’insérer une valeur de signet aux emplacements souhaités.

3.    Aperçu des résultats

Avant de fusionner le document de base (dans l’exemple, la lettre), il convient d’avoir un aperçu du travail. Activer le bouton « Aperçu des résultats ».

Publipostage - Aperçu

Vous pouvez vous servir des différents boutons du groupe « Aperçu des résultats ». Le bouton « Rechercher un destinataire » permet en fait d’effectuer une recherche sur un champ quelconque de la liste des destinataires.

Vous pouvez ajouter des textes, insérer des objets graphiques, modifier la mise en forme (alignement, polices, retraits…) etc. Ces modifications réalisées sur une seule lettre seront effectuées automatiquement sur toutes les autres.

Il existe trois options possibles :

Publipostage - Terminer et fusionner

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-           « Modifier des documents individuels »

La fusion s’effectue vers un nouveau document. Dans l’exemple, le nouveau document, nommé par défaut Lettres1, rassemble tous les courriers séparés par un saut de section, chaque courrier débute sur une nouvelle page.

-           « Imprimer les documents »

Le document fusionné est imprimé, sans création de nouveau document comme précédemment.

-           « Envoyer des messages électroniques »

Cette option requiert un logiciel de messagerie tel que Microsoft Outlook.

Au début de publipostage , le type du document de base à sélectionner après l’activation du bouton « Démarrer la fusion et le publipostage » est « Messages électroniques ».

Un champ mail doit figurer dans les coordonnées de la liste des destinataires. Dans la fenêtre « Fusionner avec un message électronique », c’est le nom de ce champ qu’il convient de choisir dans la zone suivante «A : ».

Remarque :Plutôt que d’utiliser la méthode précédente, il est possible de réaliser un publipostage en étant aidé par un « Assistant » qui guide les opérations en six étapes.

Pour afficher le volet « Fusion et publipostage », activer le bouton « Démarrer la fusion et le publipostage  », puis sélectionner la commande « Assistant Fusion et publipostage  pas à pas ».

Fusion et publipostage